Samenvatting geschiedenis
Sinds enkele jaren heeft Bouwend Nederland regio Alkmaar de gezamenlijke bouwmaterialenhandel middels werkgroepen geprikkeld om tot e-commerce te komen.
Hiervoor zijn onder andere de softwarehuizen uit de aannemerij ingeschakeld en is er samen met EAN-Nederland gestandaardiseerd berichtenverkeer ontwikkeld in de vorm van XML-berichten.
Deze initiatieven in Noord-Holland zijn na de pilot-fase overgenomen door de landelijke Bouwend Nederland organisatie in Gouda en wordt nu landelijk uitgerold.
De ervaringen uit de toenmalige werkgroepen en het daaruit voortgevloeide initiatief "S@les in de bouw (Samenwerkende Aannemers, Leveranciers en Softwarehuizen)" hebben binnen BouwCenter geresulteerd in allereerst BCOS (BouwCenter OrderSysteem) een initiatief van BouwCenter Filippo en BouwCenter RAB. Uit de ervaringen van en met collega handelaren en aannemers uit de regio Noord Holland is BCOS doorontwikkeld tot BOPS (Bouwmaterialen Online Prrijzen Systeem). BOPS staat voor een aantal randvoorwaarden.
Hierbij een korte opsomming:
- Dibis is leidend. Artikelinformatie en prijzen worden bepaald door het handelspakket Dibis. Artikelinformatie zal nooit dubbel beheerd worden.
- E-commerce is geen synoniem voor elektronisch bestellen. De aannemerij als geheel blijkt een sterke behoefte te hebben aan "on-line prijzenboeken", elektronisch bestellen, afroepen en elektronisch factureren leeft veel minder en heeft daardoor een lagere prioriteit. De applicatie is vooral bedoelt als service-product en niet als "omzet-motor".
- Het verrijken van artikelinformatie met digitale content als foto’s, instructies etc. dient geautomatiseerd en/of centraal te gebeuren. Het zelf opzetten en beheren van dergelijke informatie is te arbeidsintensief en daarmee kostbaar. Hier ligt mogelijk een rol voor Veris die de leveranciers hun artikel berichten kunnen laten verrijken met plaatjes.
- E-commerce vergt een lange adem. Applicatie dient voor alle betrokken vooral laagdrempelig te zijn, zowel in kosten als functionaliteit. Door in te spelen op wensen uit de markt en het ondersteunen van landelijk initiatieven wordt er op een geleidelijk en beheersbare manier meegegroeid met de behoeften.
- De basis gedachte achter BOPS is; "een rechtlijnig pakket". Het onderhoud aan de site mag geen extra werk opleveren. Wanneer eenmaal de keuzes gemaakt zijn dienen alle processen vanzelf te gaan. Heeft men boven in de "boom" een keuze gemaakt dan geld dit voor alle processen, echter men kan op individueel niveau wel aanpassing maken zonder gevolgen voor de eerdere keuze(s).
Huidige situatie
De BOPS applicatie is samen ontwikkeld met de WestCoast Service Group, binnen BouwCenter bekend van Veris info applicatie in Woerden waarin het COA wordt beheerd.
De applicatie draait op een dedicated Linux-server bij één van de grotere internet-providers van Nederland. De applicatie wordt gevoed met data uit Dibis. Momenteel gebeurt dit middels de Dibis KOS-koppeling van Unit 4.
Een korte opsomming van de belangrijkste functies van BOPS:
- Elektronisch prijzenboek. Per aannemer kunnen prijzenboeken worden gepubliceerd vanuit Dibis. Daarbij kan ook rekening gehouden worden met de jaarafspraken die als verkoopregistraties in Dibis aanwezig zijn. In de prijzenboeken kan grafisch per hoofd-sub groep gebladerd worden of gezocht op trefwoorden in diverse velden zoals ook bekend in Dibis. Het PDF prijzenboek is voorzien van een index om snel te kunnen zoeken. Als admin kan men eenvoudig het raamwerk van het prijzenboek maken, de prijzen worden, bij mutaties, iedere nacht geüpdatet.
- De site is voorzien van wachtwoorden. Per relatie kunnen meerdere wachtwoorden met verschillende rechten worden uitgegeven. Men kan eenvoudig rollen aanmaken, met toegang rechten per onderdeel, welke men aan een gebruiker kan koppelen.
- Naast de prijzenboeken is het mogelijk om artikelen te bestellen of een offerte aan te vragen. Hiervoor kunnen afleveradressen beheerd worden en wordt er een orderhistorie bijgehouden. Binnenkort wordt de Kos koppeling aangepast zodat alle in Dibis aangemaakte werken ook worden geëxporteerd naar BOPS.
- Klantbezoeken aan de site kunnen gevolgd worden in een statistiek. Hierbij is oa te zien in welke artikelen en groepen een ingelogde relatie geïnteresseerd is geweest.
- De site kent diverse mogelijkheden voor de beheerder zoals het al dan niet tonen van een leverancier van een bepaald artikel, het aanmaken van gebruikers en andere relevante zaken. Uiterst belangrijk hulpmiddel is hierbij de synoniemen lijst. Hierbij kan men zorgen dat de klant altijd vind wat hij bedoeld. Gevelsteen, Baksteen, Steen een klant zal altijd bij de door u andere gebruikte omschrijving in Dibis uitkomen.
- Gegevens worden middels de Dibis-batch regelmatig ververst. In de praktijk blijkt éénmaal per etmaal voldoende, dit kan echter ook frequenter of juist minder frequent gebeuren.
- BOPS draait voor alle leden centraal op het internet. Middels embedded links kan de applicatie vanuit een eigen website worden opgestart. De data tussen de BouwCenters onderling wordt apart opgeslagen en is beveiligd tegen ongeautoriseerd raadplegen onderling.
- Naast de gestructureerde informatie uit Dibis is er ook ruimte om vrijtekst in de vorm van "nieuwsberichten" te publiceren. Een RSS-variant is in de maak.
- Klanten kunnen alle artikelen zien, door de handelaar zelf geselecteerde lijst met hardlopers of alleen die prijzen die aan een werk hangen.
- Aannemers tegenbonnen worden op een scanner van het BouwCenter gescand. Met een uitgebreide scanner zijn alle documenten in één run te scannen. Dit komt binnen als één lang PDF document. Met één druk op de knop zijn deze als individuele PDF document op te slaan. Deze documenten worden geladen door de BOPS client. Op BOPS kan men deze pdf documenten koppelen aan de aannemer en daarna worden deze per email aan de klant verzonden. Tevens worden deze voor de klant als pdf op de BOPS applicatie gezet om later nog te kunnen raadplegen. In een later stadium zullen de PDF factuur en bestelbon automatisch aan elkaar gekoppeld worden.
- BOPS is een levend pakket ontstaan vanuit de praktijk. Op vragen en ervaringen vanuit de markt zullen wij daar waar wij een verbetering zien ook snel schakelen. Wensen nemen wij op in een prio lijst. Een voorbeeld daarvan is de XML factuur. De XML factuur is wat ons betreft het einddoel van elektronisch communiceren. DE XML factuur staat ook zeker op onze prio lijst. Naar ons inzien is de markt daar nog niet klaar voor. Wij zullen ons derhalve dan ook eerst focussen op de meer toegankelijke PDF factuur.
- De werk titel van het systeem is BOPS. Iedere administratie heeft de mogelijkheid om een eigen naam aan BOPS te geven. Veel voorkomende naam is www.mijn.....nl De naam MijnBouwCenter.nl gebruikt in de flyer is een voorbeeld en niet beschikbaar voor andere leden, deze is reeds in gebruik door RAB.
- Eenheden in BOPS zijn in tweeën gedeeld. Wij kennen de verpakkingseenheid (zak, lgt, ds, etc) zonder decimalen en de meeteenheid (m1, m2, m3, etc) met decimalen. Deze zijn per administratie aan te passen. De naam van de eenheden is aan te passen, deze wordt getoond in BOPS.
- Per administratie kan men meerdere vestigingen aanmaken. Deze kijken in hetzelfde artikel bestand maar kunnen een eigen voorpagina krijgen. Het nieuws op de hoofdpagina van BOPS is per vestiging te sturen.
- In BOPS staat het volledige hoofd- en subgroep gedeelte van COA. Per administratie kan men de omschrijving naar eigen inzicht aanpassen. Geeft men aan 2 verschillende subgroepen, onder dezelfde hoofdgroep, dezelfde naam dan worden deze artikelen automatisch in één groep getoond.
- Men heeft de keuze om artikelen met een prijs die ouder is dan bv 400 dagen niet te tonen. Dit geld ook voor prijzen onder een bepaald bedrag. Voorbeeld is bv 5ct het systeem neemt dan ook 50 euro per duizend mee in de berekening. BOPS geeft bij dit artikel prijs op aanvraag weer.
- Om bij vragen van een klant goed te kunnen zien wat de functionaliteit de klant heeft is de NEP functie gemaakt in BOPS. Door deze functie aan te zetten kan precies hetzelfde als de klant, ziet ook dezelfde prijzen. Bestellingen en offertes kan men niet maken in de NEP functie.
- Per administratie kan men aangeven of men, wanneer met kortingen werkt, deze als bruto prijs met korting te tonen of als het netto eindresultaat. Ook fictieve relaties met alle prijs afwijkingen worden getoond op BOPS. Alle artikelen met prijzen zijn in XML in CSV te downloaden.
Instappen
De BOPS-applicatie is beschikbaar voor Veris leden die daar behoefte aan hebben. De huidige maandelijkse kosten welke wij u doorbereken gebruiken wij voor hosting en uitbreidingen. Aanpassingen van BOPS zullen zoveel mogelijk uit deze kosten betaald worden. Specifieke maatwerk aanpassingen zijn zeker bespreekbaar. Deze worden als extra modules boven de administraties geplaatst en worden als extra maandkosten aan die gebruikers doorbelast. Naast de applicatie zelf dient er binnen Dibis een module aangeschaft te worden die product en prijs informatie vanuit Dibis geautomatiseerd exporteert naar het Internet. Deze module dient u zelf aan te schaffen bij Unit4. Groot voordeel van deze relatief kostbare koppeling dat de beheerskosten van de data in de Internetapplicatie vrijwel nihil zijn aangezien Dibis (en daarmee indirect het door Veris onderhouden artikelbestand) leidend is voor de informatie op het Internet.
Om in te stappen dienen de volgende concrete stappen te worden genomen:
- Per Dibis-omgeving dient de KOS-module incl. Filippo/RAB maatwerk aan te schaffen bij Unit 4. Het maatwerk op KOS betreft de mogelijkheid om meerdere administraties vanuit Dibis via KOS te exporteren.
Het inrichten van de KOS module zal mogelijk éénmalige enige consultancy van Unit 4 vereisen, er is nl heel veel mogelijk binnen de module.
- Via Filippo Beverwijk (Rene Lust) of RAB Beheer (Wannes Fey) dient WestCoast Service Group één of meerdere administraties aan te maken op de webserver.
- De eigen website dient voorzien te worden van een link naar de e-commerce applicatie. Een veel gebruikte naam is www.mijn.......nl .
- Na het verstrekken van inloggegevens door WSG voor BOPS kunnen gebruikers (aannemers) worden aangemaakt en kan de site vrijgegeven worden bij relaties.
- Inrichten BOPS-client op de Windows-server van de deelnemer.
Uit de praktijk is gebleken dat het verstrekken van de inlognaam en wachtwoord aan de relatie volstaat. Het heeft natuurlijk wel toegevoegde waarde om de applicatie op locatie kort van een instructie te voorzien. Dit is dan gelijk een mooi moment om eventuele wensen voor de toekomst op te vangen.
Implementatie
Hierbij in het kort een overzicht van bevindingen uit de praktijk van met name René Lust bij BouwCenter Filippo Beverwijk.
Dit overzicht geeft een globaal beeld van de punten waar rekening mee moet worden gehouden bij de invoering van BOPS.
Algemeen
Allereerst is een snelle (breedband) internet verbinding een voorwaarde om snel te kunnen werken. Het uploaden vanuit Dibis naar de site is een periodiek (bijvoorbeeld 1x per etmaal) proces. Tijdens deze upload kan de hoeveelheid data in de megabytes lopen. In ons geval is dat op dit moment rond de 250MB dit wordt gezipped naar circa 23MB.
Om de site (BOPS) te vullen zal men allereerst een aantal keuzes moeten maken, welke en hoeveel artikelen wil men on-line tonen. Of men kiest voor 1 artikel of 100.000 artikelen, de werking van de site zal hier niet onder lijden.
Ervaring heeft geleerd dat de keuze van een compleet assortiment op vele vlakken voordeel biedt en de uiteindelijke verwerking overzichtelijker houdt. Het vullen van de stuurgegevens is een eenmalige actie die wat aandacht vergt. Kiest men voor alle artikelen op de site dan durf ik te zeggen dat hier minder werk in zit.
In dat geval dient alleen de sturing op hoofdgroep (bij afwijkingen in korting ook de subgroep) niveau gevuld te worden, gaat men in detail (subgroep) dan zullen er meer keuzes gemaakt moeten worden. Vergeet niet een lege debiteur op KOS aan te maken.
BOPS kent geen beperkingen in het aanleveren van artikelnummers, zowel raamwerknummers van BCO als eigen nummers zijn mogelijk. Wel is het zo dat het raadzaam is om het eigen assortiment in Dibis volgens het 10 cijferig raamwerk van BouwCenter te hebben gecodeerd. Hierdoor komen bv de plaatjes welke op BOPS staan automatisch bij uw artikelen. Aan alle fabrikanten zijn minimaal een logo gekoppeld. Sommige hoofd- subgroepen hebben een afwijkend plaatje. Op dit moment zijn circa 3000 gangbare artikelen voorzien van een individueel plaatje. Men heeft de mogelijkheid om zelf plaatjes aan artikelen te koppelen. De standaard is 180 pix breed. (de foto mag niet groter dan 1mb zijn en het pad van de foto niet langer dan 1 regel) Koppelt men zelf foto’s aan het 10 cijferig coa nummer dan krijgen de andere BOPS administraties deze plaatjes ook te zien.
Tevens is er de mogelijkheid om plaatjes aan artikelen voor de eigen administratie te koppelen welke niet bij andere verschijnen. Voor het koppelen van product informatie in PDF is ook een functionaliteit gebouwd. Heeft men product informatie in Dibis aangemaakt dan verschijnt dit ook bij de producten op BOPS. Zowel bij opvragen en in boekvorm.
Dibis algemeen
Binnen Dibis is het aantal handelingen te overzien. Op artikel niveau is middels stuurcodes KOS sturing aan te passen op een aantal ja/nee velden..
Bij een abonnement via BouwCenter worden de artikelen bij de eerste keer verwerken voor een aantal stuurgegevens default op nee gezet. Binnen Dibis is het vervolgens zeer eenvoudig om waar nodig stuurcodes op ja te zetten waardoor bepaalde informatie wordt klaargezet voor BOPS in de KOS koppeling.
Via het programma assortiment verwerking en serie artikel gegevens wijzigen kunnen alle artikelen, of delen van het bestand op ja worden gezet. Staat een artikel eenmaal op ja, dan zal het bij een BCO update niet op nee worden gezet.
Tip, kiest men voor kleinere aantallen artikelen op de site, zet eerst het hele bestand op nee en zet alleen die artikelen op ja die op de site dienen te komen. Artikelen welke buiten gebruik staan worden niet op de site getoond.
Wil men delen van een groep of subgroep op de site tonen, dan kan men nieuwe (sub)groepen aanmaken. Zet de artikelen die men wil zien in deze (sub)groep. Middels de keuze in KOS kan hier de export worden vastgelegd. Bedenk wel dat men nieuwe stuurcodes moet aanmaken om de artikelen via Veris op de juiste manier te blijven ontvangen. Met een goed opgezet artikel bestand zullen de werkzaamheden in Dibis enorm mee vallen.
KOS module Dibis
Om de artikelen vanuit Dibis naar de site te krijgen is de KOS module nodig. In de KOS koppeling zal eenmalig een aantal velden gevuld dienen te worden. Als eerste zal men de debiteuren moeten vast liggen binnen de KOS-koppeling, een relatief eenvoudige actie.
Hierna dient men aan een "lege" debiteur het assortiment middels hoofd- en of sub-groepen te koppelen. Hierbij is het handig om de groepen te volgen zoals ze benoemd zijn bij de afnemerscategorieën (indien gebruikt) binnen Dibis. Door deze vulling verschijnen de prijzen en de korting op de site. (Maak hierbij gebruik van Unit4, zij kunnen in één keer alle Dibis debiteuren in de KOS koppeling zetten. Heeft u voor één debiteur een hoofdsubgroep indeling gemaakt dan kan men met hetzelfde gemak door kopiëren naar alle debiteuren).
Wil men ook de afspraken (zonder afleveradres) op de site zien dan moeten per debiteur alle hoofd- en of sub-groepen gevuld zijn. Deze prijzen verschijnen in een apart venster op de site. Kortingen op artikel niveau, vanuit de afnemers categorie, verschijnt in het normale korting venster, afwijkende kortingen op hoofd of subgroep verschijnt hetzelfde venster en overschrijven de standaard korting.
Verkoopregistraties in Dibis zullen de status AA (Afspraak, Akkoord) moeten hebben.
Werken met de status contract akkoord kunnen ook op de site getoond worden, dit vraagt wel om wat aandacht.
Om meer debiteuren te vullen met hoofd en of subgroepen zit er een kopieerfunctie in de KOS-module. Om de artikelen naar de site te verzenden gebruikt men de functie verzenden KOS-artikelberichten en verzenden KOS-klant-prijsberichten. Deze verzending gaat per datum, (om snel te muteren zit er een functie in KOS om de verzenddatum leeg te maken) zodat alleen de mutaties worden verzonden. Deze functies zijn handmatig uit te voeren maar raadzaam is het om deze in een batch verwerking te zetten zodat je er geen omkijken naar hebt. Eenmaal per dag de KOS data vanuit Dibis exporteren (’s nachts via de batch) is voldoende. De BOPS applicatie op de website kijkt ieder heel uur of er nieuwe input klaar staat.
Website BOPS
In de BOPS applicatie op de website zal men een aantal velden moeten vullen. Deze velden zijn allemaal bedoelt om een aantal extra zaken op de website te kunnen regelen in aanvulling op de uit Dibis gestuurde data. Een opsomming:
- Administaties en vestigingen.
- Relaties en hun gebruikers met wachtwoorden
- ISO eenheden. Deze kunnen afwijken van de Dibis-eenheden en zijn voor de XML-berichten richting relatie bedoelt.
- Fabrikanten. Hierdoor wordt het mogelijk om met aangepaste omschrijvingen te werken en fabrikanten van artikelen al dan niet te tonen.
Resumé
Hoe beter uw artikelbestand in Dibis op orde is des te gemakkelijker krijgt u de gegevens op de site. Een wel doordachte opbouw van de afnemers categorieën is een ideale basis.
Artikelen die met een "nul" verkoopprijs worden verzonden naar de site worden getoond met "prijs op aanvraag". Om te starten zal de Westcoast Service Group u eerst als bedrijf moeten aanmaken op de site. Denk goed na over wat u op de site wilt zien, houd u het eenvoudig, alleen hoofdgroepen en alle artikelen naar de site. Nadat Unit4 de KOS-koppeling heeft geïnstalleerd is het goed haalbaar om binnen één week operationeel te zijn met de site.
"Keep it plain and simple" en bedenk:
Hoe meer uitzonderingen des te meer kans op valkuilen.
Toekomst.
"S@les in de bouw" als spreekbuis van de aannemerij zit niet stil. Bovendien denken de aannemers rond de aangesloten BouwCenters graag mee. Hierdoor zal ook uw input zorgen voor een nog beter BOPS.
Voor vragen zijn wij bereikbaar op:
Rene Lust, BouwCenter Filippo Beverwijk 0251-229046, rene.lust@bouwcenter.nl
Wannes Fey, BouwCenter Rab Texel 0222-362417, w.fey@rabgroep.nl
Hans Sneep, Westcoast Service Groep 06-51408297, hsneep@wsg.nl
Nieuwsgierig geworden? U kunt als bezoeker inloggen op BOPS. De functionaliteiten zijn beperkt. U ziet bv geen prijzen en kunt wel een bestelling samenstellen maar niet activeren middels de winkelwagen.
Inloggen als: gebruiker: bezoeker
Wachtwoord: gast01
Na inloggen ziet u ongeveer onderstaand scherm:
Dit document is niet alles omvattend, maar was voor ons wel de basis om tot een zeer gebruik vriendelijk BOPS te komen. Wilt u meedenken of heeft vragen laat het ons weten. Want door samen naar de toekomst te kijken kunnen wij niet verrast worden door de toekomst, laten wij de toekomst verrassen.
Wij houden u op de hoogte.
::
|
BouwCenter vestigingen
en 
Imabo
vestigingen BOPS om de markt digitaal te benaderen.
